מדריך חובה למארגן כנס
כנס הוא פרויקט מורכב לתכנון ולביצוע ודורש מהמארגנים לשלוט בפרויקט לכל אורכו, משלב הוצאת הרעיון לביצוע דרך נוכחות בכנס עצמו על מנת לוודא שהוא מתנהל כראוי ועד הסקת מסקנות לפי המשובים בדרך להפקת הכנס הבא.
בבואכם לארגן כנס חשוב שתיקחו בחשבון את כל הרכיבים שדרושים להצלחה – גיבוש קונספט ושיווק האירוע, בחירת מקום לכנס, יצירת תמהיל נכון, עבודה עם הספקים הטובים ביותר, בניית לו"ז יעיל וכדומה.
לפניכם שלושה שלבים קריטיים בדרך להפקת כנס מוצלח, שתבינו את המסע שמחכה לכם ותדאגו לכל מה שצריך על מנת להפוך את החזון למציאות:
מתכנסים במקום הנכון
בחירת מקום לכנס הוא הא' ב' בתהליך התכנון, כיוון שהמיקום עשוי להשפיע על אחוז ההגעה של המשתתפים וכן על האווירה שתורגש במקום.
אולם כנסים במרכז מהווה אופציה נבונה בארגון כנס, כיוון שהוא יאפשר ליותר משתתפים להגיע בקלות מאזורים גיאוגרפיים שונים על המפה.
חשוב מאוד שתוודאו שהמיקום של האירוע אכן מתממשק לעורקי תחבורה מרכזיים וניתן להגיע למתחם באמצעי תחבורה שונים כמו רכבת, אוטובוסים, מוניות שירות ושיש חנייה מסודרת בקרבתו.
מבחינת גודל האולם, יש לוודא שהוא אכן יוכל להכיל את כמות המשתתפים המשוערת ושהוא גם מצויד בפלטפורמה הטכנית הנדרשת להקרנת סרטונים, העלאת מצגות, מערכת סאונד משוכללת שישמעו היטב את המרצים, טרקלין פגישות או המתנה וכדומה.
שימו לב לחלוקה של החלל האם יש רק מתחם מקורה או גם חצר חיצונית לקבלת פנים והאם המקום אכן מסוגנן ומושקע ואולי גם מציע תשתית מודולארית לעיצוב בהתאמה אישית, למקרה שתרצו למתג את האירוע העסקי בדמות הספונסרים או המשתתפים באמצעות הצגת לוגואים, הוספת פריטי טקסטיל, בלונים, שילוט חיצוני ופנימי. כדאי לראות דוגמאות של אירועים דומים שנערכו במקום או לשוחח עם הצוות המקצועי וצוות ההפקה כדי לגבש ביחד את הדרך שבה אפשר לעצב את המקום בסטנדרט הגבוה ביותר בהתאם לחזון שעומד מאחורי האירוע.
הצד הגסטרונומי של הכנס
האוכל מהווה רכיב להצלחה בכל אירוע ובמיוחד בכנסים, כשאנשים עושים עסקים סביב אוכל ואוכל יכול גם ליצור חיבורים נפלאים ולכן, רצוי שיוצע גם בשפע ובשילובים מקוריים.
בחרו אולם אירועים שמציע גם מטבח או עובד עם קייטרינג, שיוכל לתכנן ולבנות עבורכם תפריט מתאים עם עושר של מנות ואופציות הן לצמחוניים ולטבעוניים ולרגישים לגלוטן.
חשבו היטב על התמהיל הקולינארי, כיוון שבאירוע עסקים הוא קריטי ליצירת האטמוספירה הנכונה. למשל, מנות שקל להחזיק בתחילת הכנס או בהפסקות כשמבצעים מינגלינג או נטוורקינג, אוכל שיתאים גם לעונתיות, במינימום לכלוך ויהיה עם זאת טעים ויוצג בפרזנטציה אסתטית.
בדקו אם המקום אכן ערוך להפיק מנות בכמות הנדרשת לכנס ואם הוא גם מציע בר למשקאות שילוו את החוויה הקולינארית באירוע העסקי.
מומלץ לבצע טעימות מקדימות על מנת לוודא את איכות וטיב המנות וכן להתרשם מעושר הטעמים.
בניית תמהיל ותכנון לוח הזמנים
מתגו את הכנס לפי תמה מרכזית ונושא של הכנס, כדי שיהיה לכם פשוט יותר לשווק אותו והחליטו מי קהל היעד, אילו תכנים ישולבו והאם תהיה מתכונת של הרצאות פרונטאליות או גם סדנאות מעשיות ומי יהיו המרצים או המשתתפים.
נסו להכניס חדשנות ולמשוך משתתפים באמצעות בידול האירוע בהשוואה לאירועים דומים וכן בנו תוכנית שתיצור עניין וגם לא תהיה עמוסה מדי כולל הפסקות לנטוורקינג והתרעננות. החליטו על מועד ועל שעות וכן על מזכרות שיוענקו למשתתפים, כדי שהאירוע אכן ייחרת בתודעה שלהם ויהיו לו גם אימפקט לאחר שהסתיים.
