גלעד קריין, יזם ישראלי המייעץ לסטארט-אפים ועסקים דיגיטליים ברחבי העולם, טוען שכל בעל עסק בשנת 2022 חייב לעשות שימוש בטכנולוגיות ניהול דיגיטליות. גם אם כבר הפנמתם שהעסק שלכם דורש נוכחות בפייסבוק או באינסטגרם, ואפילו אם אתם כבר מוציאים חשבונית ירוקה במייל, עולם הדיגיטל מציע לעסק שלכם הרבה יותר, וכדאי שתכירו.
הכלים הדיגיטליים עליהם ממליץ גלעד קריין, פותחו כדי לסייע לעסקים לעמוד בקצב התובעני של עולם העסקים, לנהל זמן ומשימות, ליצור עבודה משותפת יעילה בין צוותים, לנהל תקשורת עם לקוחות חדשים ועוד. על ידי אימוץ מספר כלים פשוטים תוכלו לשפר את והפרודוקטיביות של העסק שלכם ולהגדיל את הרווחיות, היעילות, וההכנסות.
הטכנולוגיות הבסיסיות בהן גלעד קריין משתמש לניהול הזמן והמשימות
זמן שווה כסף. זו לא אמרה חדשה והיא רלוונטית היום כפי שהייתה בעבר– ובצדק.
יש היום המון כלים דיגיטליים שיכולים לסייע לכם להתנהל נכון מבחינת לוחות זמנים וניהול משימות. ראשית, והדוגמא הכי פשוטה – תזכורות. קבעו תזכורות לשלל המשימות שלכם, היומיות, השבועיות והתקופתיות. כך, שום דבר לא ייעלם או יישכח.
גלעד קריין מדגיש שגם אם אתם נוטים להסתמך על הזיכרון שלכם באופן טבעי, עם הגדלת העסק המיומנות לזכור את המשימות תופסת לכם מקום חיוני בתודעה. מקום שמומלץ להשקיע במיקוד וריכוז, כל פעם במשימה אחת הניצבת מולך.
בנוסף, ניהול נכון של יום העבודה או שבוע העבודה הוא אלמנט חשוב מאוד. יש היום המון כלים לניהול זמן – השתמשו בהם.
כלים טכנולוגיים לניהול זמן:
- Google calender המסונכרון למייל שלכם ומפעיל התראה לפני דד ליינים ופגישות.
- Google keepאפליקציית הפתקים של גוגל, או לחלופין כל אפליקציית פתקים המובנית בתוך האייפון או האנדרואיד שלכם.
- לחלופין, אם אתם בעד להשאיר מה שאפשר באופן אנלוגי- תלו לוח שנה גדול על קיר במשרד במקום בולט לעין וסמנו בו דד-ליינים ומשימות תלויות זמן
בתחילת הדרך כדאי למדוד את הפרודוקטיביות שלכם. האם העבודה עם הכלים הטכנולוגיים שבחרתם גם משפרת את הביצועים שלכם? נסו למצוא את הכלי שאתם הכי מתחברים אליו, ודבקו בו.
ארבעת האפליקציות המובילות בתחום התקשורת הפנים-ארגונית
כל בעל עסק, גם או הוא רק יזם מתחיל, מנהל פרויקטים שיכולים להתחלק ליעדים גדולים ומשימות קטנות. החשיבות של סנכרון בין עובדים ומבט על של המנהל הרלוונטי על התקדמות התהליכים היא חשובה.
כל אחד מעובדי הצוות יודע מי עובד על מה, איך דברים מתקדמים ומה תקוע. דבר זה מאפשר לצוות להתקדם ולעבוד כשכל העובדים מסונכרנים כל הזמן, וגם להמנע מטעויות נפוצות. עבור ניהול כזה, יש כיום מספיק כלים טכנולוגיים שיכולים להתאים לכל אחד על מנת לנהל נכון וחכם את פעילותו.
אפליקציות לניהול פרוייקטים וצוותים:
- Monday – חברה ישראלית המציעה מעין שדרוג חכם של טבלת אקסל, בעל ממשק אינטואיטיבי, אפשרויות תצוגה מרובות ואפשרות נוחה להקצאת משימות ותקשורת תוך וחוץ צוותית.
- Trello – אופציה טובה למי שמעדיף לסדר את המשימות שלו בצורת טבלת קנבן, המחליפה את הפתקיות הצבעוניות המסורתיות.
- Asana – אפשרות קצת מורכבת המיועדת למיטיבי לכת, ועם זאת היתרון שלה הוא שיש מעט מאוד דברים שאי אפשר לעשות באסנה. מי שהצליח ללמוד, התמכר.
- Slack – כאן מדובר ברשת תקשורת הנמצאת בשימוש בארגונים גדולים רבים. היא אמנם לא מתאימה להקצאת משימות אך היא מאפשרת ערוצים שונים לניהול התקשורת בצוות, ולמי שרגיל לעבוד עם וואטספ או טלגרם, מומלץ להכיר ולהשתדרג.
אפליקציות מובילות לניהול פעילות בסושיאל:
כל עסק שמקדם את עצמו ברשתות החברתיות יודע עד כמה חשוב לנהל זאת נכון, באופן עקבי ומסודר, ולסנכרן בין מחלקת הקריאייטיב, להנהלה, לתקצוב, למחלקת מכירות ועוד.
- Canva – אפליקציה לעריכה גרפית קלילה
- Buffer – אפליקציה שהתחילה כאופציה לתזמון פוסטים בטוויטר, וכעת מעניקה שירות גם ברשתות חברתיות אחרות, וכוללת גם אוטומציות קבועות.
- Later – אפליקציה נוספת לתזמון ועריכה גרפית, המיועדת לרשתות ויזואליות, כמו אינסטגרם ופייסבוק.
- Facebook business suit – לא תמיד צריך אפליקציה חיצונית. במנהל העסקים של פייסבוק היא מציעה כלי חינמי לניהול פרוייקטים, תזמון פוסטים, ניהול קריאייטיב ואפילו תבניות ואפשרויות עריכה מובנות.
הכלים לניהול הטכנולוגי מתכתבים עם הסעיף הראשון שדיברנו עליו שעוסק בזמן. הם מאפשרים לכל העובדים והמחלקות להיות מסונכרנים בו זמנית ומכל מקום בעולם. כשאין צורך לחכות שמישהו יחזור או שצריך לדבר איתו אישית על מנת לעדכן אותו הפעילות יכולה להתקדם במהירות.
קישור ותיאום בין מערכות – איך נראית אינטגרציה אופטימלית על פי גלעד קריין
איך מאפשרים לנתונים ולמידע לעבור במהירות ובקלות כדי לתרגם אותו למהלכים אופרטיביים ולשפר את יעילות ורווחיות העסק? גם כאן, יש כלים טכנולוגיים שיכולים לבוא לעזרתנו ויסייעו לנו לצלוח את המשימה.
כדי להצליח בכך יש לשלב מערכת CRM
רשימות לידים הן רשימות של לקוחות פוטנציאליים המתעניינים בשירותים שלנו. אלו רשימות המהוות נכס חשוב, מכיוון ששם נמצא כוח הקניה.
עסקים רבים משקיעים הון לא מבוטל בבניית רשימת לידים ואפילו קנייה של רשימות לידים ולכן יש חשיבות רבה מאוד למעקב וטיפול בהם. כדי שאותם לקוחות לא יתפספסו לנו עלינו לדאוג לכך שיתנהל מעקב מסודר ומאורגן אחריהם ושיהיו אנשי מכירות (או גורמים אחרים בארגון) שתפקידם לשמר תקשורת רציפה איתם על מנת לגייס אותם לחברה.
הכנסת לקוחות למערכת CRM כמו Zendesk, Zoho-desk Powerlink ועוד רבות, מאפשר מעקב שוטף אודות מי יצר איתם קשר, מה היתה תגובתם, מהם הצרכים והתלונות החוזרות, ובאיזה שלב הם נמצאים במשפך המכירה.
מעקב שכזה ייתן לגורמים הרלוונטיים אפשרות ליצור אנליזה של צרכי הלקוחות, לשפר את חווית המשתמש ואת המכירה.
מערכות CRM מתקשרות למערכות נוספות, כגון מערכת לשליחת ניוזלטר, מערכת טלמרקטינג, וכמובן – מערכות רימרקטינג ברשתות חברתיות ואתרים חיצוניים.
גלעד קריין: "שיווק הוא מערכת יחסים מתמשכת, שמרו על קשר עם הלקוחות שלכם"
בנוסף לנוכחות ברשתות חברתיות, רשימות תפוצה ודיוור מאפשרות המשך הידוק מערכת היחסים עם הלקוחות. הן מאפשרות שליחה של הודעות חג שמח או ברכות לרגל יום ההולדת על מנת להשאיר את העסקה בתודעה של הלקוח באופן מתמיד. בנוסף זוהי פלטפורמה לעדכון של מבצעים והנחות ייעודיות, בניית מועדון לקוחות עם הטבות ייחודיות, וניוזלטר עם תוכן רלוונטי המכיל עדכונים תקופתיים של הפיתוחים החדשים בעסק.
רשימות אלה פופולאריות מאוד, מכיוון שהן קלות להכנה, ודורשות מינימום של מאמץ וסדר.
בנוסף, ניתן ליצור רשימות תפוצה שונות בהתאם ללקוחות הרלוונטיים שאליהם אנו מכוונים את המסר. כך, כל לקוח יקבל את מה שרלוונטי לו ובאמצעות כך נעלה את הרווחיות מהם.
גם בתחום זה יש כבר מספר כלים שונים ליצירת רשימות תפוצה המאפשרים לבצע שליחת הודעות בצורה אוטומטית.
בין מערכות הדיוור הנמצאות בשימוש רחב תמצאו את:
- Mailchimp – אחת המערכות המפורסמות בעולם בכל הנוגע לדיוור במייל, מתאימה הן לעסקים קטנים והן לעסקים גדולים ומהלכי שיווק מורכבים
- Active Trail – מערכת המציעה ניהול מסע לקוח, הקמת דפי נחיתה, מערכת דיוור, דוחות, ניתוח, התממשקות ועוד. מציעה גם דיוור באמצעות הודעות SMS
- רב מסר – מערכת שזוכה לפופולריות רבה בקרב עסקים ישראליים בזכות הממשק דובר העברית שלה, וההתאמה שלה לחגים והאירועים הישראליים.
שימו לב שבדיוור ישיר ללקוחות אתם כפופים לחוק הספאם ולחוק להגנת הצרכן. יש הבדל מהותי בין דואר ומסרונים השייכים לאופרציה, לדוגמא אישור הרשמה או שליחת חשבונית, לבין דיוורים המכילים מידע פרסומי או יוצרים קשר עם רשימות תפוצה לצרכי שיווק. מומלץ להכיר את לשון החוק לפני שמתחילים לעשות שימוש במערכות דיוור על מנת להמנע מתביעות ספאם.
לסיכום, זוהי שנה מצויינת לבנות בה את העסק שלכם. וודאו שאתם מנצלים את הפלטפורמות השונות על מנת למקסם את המיטב מהטכנולוגיה הקיימת. שיהיה הרבה בהצלחה.