כדי לנהל פרויקטים בצורה מיטבית ולבנות שגרה לניהול השיווק במערקך מסוים ניתן להשתמש באפליקציות לוח שנה לסנכרון משימות. מדי חודש חברת שיווק או משרד פרסום לוקח על עצמו שורה של משימות עבור המותג שלהם או מותגים אחרים שהם משווקים, פועלים להגדלת החשיפה, חיזוק הנוכחות בסושיאל מדיה, יצירת לידים והמרות ועוד.
מלבד הקושי שיש במשימות עצמן, קושי נוסף שעולה במהלך העבודה הוא יצירת התיאום בין צוות העובדים בחברה, במיוחד אם עובדים במודל היברידי ולא כולם נמצאים באותו המשרד. לכל העומס הזה תוסיפו את העובדה שהלקוחות שלכם צריכים לקבל עדכונים שוטפים שיחות שבועיות, דוחות ומעורבות נוספת שצריכה לעבור אל הלקוח ולצוות בחברה. כדי לסנכרן את המשימות וליידע את חברי הצוות בצורה המיטבית מומלץ להשתמש באפליקציות לוח שנה חכמות.
אפליקציית יומן Google עם התראות למייל
שימוש באפליקציות מסובכות ומערכות SaaS לניהול משימות יכול לעבוד בטווח הרחוק אבל מעבר לעובדה שהצוות צריך ללמוד את התוכנות הללו, לצוותים קטנים לפעמים אין צורך במערכות מורכבות כאלו. עבודה עם לדאשבורד שונה במערכת מסוימת וחוסר היכולת של צוותים לשלב את הלקוחות במערכות הללו הופך את החיבור למערכות אלו לטרחה רצינית שאף אחד לא רוצה להתעסק איתה.
יומן גוגל הכולל גם התראות לג'ימייל (אישי ועסקי, לבחירתכם) הפכו לפתרון היעיל ביותר עבור צוותים. מעבר לחיבור הפשוט למערכות נוספות, הרבה יותר קל לעבוד עם מערכת שאתם מכירים ושהשתמשתם בה בעבר. באמצעות יומן Google ניתן ליצור לוחות שנה שונים, לשתף אותם ולעבוד עליהם עם אחרים, לסנכרן אותם לכל מכשיר ולשלוח מיילים המוניים עם תיעוד של השיחה.
ראשי תצטרכו ליצור לוח שנה ייעודי עבור הפגישות והמשימות שלכם ושל הצוות. לאחר שיצרתם את לוח השנה, לחצו על הגדרות בחלק העליון בצד ימין, בחרו את לוח השנה שבדיוק יצרתם, לחצו על הרשאות, לאחר מכן לחצו על ציבורי ולבסוף לחצו על Get Shareable Link – מה שיאפשר לכם לשתף את לוח השנה. לאחר שתשתפו את הקישור ללוח שנה שלכם עם הצוות, הלקוחות והקהילה שלכם – הם יראו את האירועים החדשים שנוספו מבלי שתצטרכו להודיע ידנית לאף אחד.
שלב ראשון – יצירת אירוע
כדי ליצור אירוע ביומן Google היכנסו לחשבון גוגל ועברו לדף היומנים הראשי. לחצו על הכפתור הגדול עם המילה "צור", שם תוכלו להזין את פרטי האירוע שאתם רוצים ליצור (שם, תאריך, אנשים מעורבים וכו'). כדי להפוך את העבודה לנוחה צרו שם רלוונטי לאירוע שקשור לשם הפרויקט עליו אתם עובדים.
שלב שני – בדיקה מקיפה של הפרטים
בפופאפ שיקפוץ לכם לאחר יצירת האירוע תוכלו לראות את כל הפרטים הרלוונטיים שקשורים לאירוע ולשנות אותם לפני שליחת ההודעה למשתתפים. חשוב מאוד לבדוק את כל הפרטים לפני שליחת ההודעה למשתתפים כדי למנוע טעויות וריבוי התראות באימייל במקרה של שינויים רבים.
שלב שלישי – שליחת הלינק לגורמים הרלוונטיים
ניתן להוסיף ידנית את המשתמשים שצריכים להיות מכותבים בשינויים הדינמיים שלכם ושל הצוות שלכם. אבל, ישנם דרכים נוספות להעביר הלאה את הלינק לאנשים הרלוונטים שצריכים להיחשף אליו – דרך דף פנימי באתר, בחתימה של האימייל שלכם או במקומות אחרים.
לסיכום
לבעלי חברות ומשרדי פרסום יש עומס רב מבחינת ניהול המידע והעברת המידע לגורמים הרלוונטים. עבודה עם מנגנון שמייצר עבורם אוטומציות ומסנכרן את צוות העובדים עם אפליקציות לוח שנה מסייע מאוד לנהל משימות ולנהל את צוות העובדים. המאמר נכתב על ידי צוות EasyCloud – אחסון אתרים מתקדם בשרת DigitalOcean.
