אם אתם מתכננים אירוע, אחד הדברים החשובים שאתם צריכים לחשוב עליהם הוא השכרת ציוד לאירועים. בין אם מדובר באירוע בחוץ, חדר או אולם, השכרת ציוד לאירועים יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע משעמם לכזה שלא ישכח. אבל איך בוחרים חברה להשכרת ציוד לאירועים? מה המחיר של השכרת ציוד לאירועים? ולמה כדאי לשים לב בחוזה? במאמר זה ננסה לענות על שאלות אלו ועוד.
- מה אתה צריך? – לפני שאתם מתחילים לחפש חברות להשכרת ציוד לאירועים, חשוב להבין איזה ציוד אתם צריכים. אם אתם עורכים אירוע בחוץ, כנראה שתזדקקו לאוהל, שולחנות, כיסאות, מאווררים, ציוד חימום, גנרטור, כלים ועוד. בנוסף למחיר השכרת ציוד לאירועים שכדאי לבדוק מראש, חשוב לדעת שחברות להשכרת ציוד לאירועים מתמחות בציוד לסוגים מסוימים של אירועים. ישנן חברות המשכירות ציוד לאירועי פנים וכאלו שמשכירות ציוד לאירועי חוץ או טבע. מראה וסגנון הציוד, איכותו ומגוון יתאימו לסוג האירועים בהם מתמחה החברה, לפני שאתם מרימים טלפון, צפו בתמונות הציוד ובתמונות מאירועים קודמים. אם לחברה יש אתר, בדקו אותו היטב ובדקו האם החברה מתאימה לאווירה שאתם רוצים באירוע שלכם. זוהי המלצה לכל הספקים באירוע שלכם – אל תתערבו עם הצעות מחיר לא ממש רלוונטיות, פשוט דלגו על אלו שלא מספקות את מה שאתם באמת צריכים.
- גודל האירוע – ישנן חברות להשכרת ציוד לאירועים המשמשות להשכרה לאירועים גדולים מאוד – אירועי חברה, חתונות, ואפילו פסטיבלים. חברות כאלה בדרך כלל מעבירות את הציוד שלהן במשאיות כי הן צריכות בדרך כלל להעביר הרבה ציוד. אם האירוע שלכם קטן, חפשו חברה שנוהגת לעשות גם אירועים קטנים. למה זה משנה? הכנסת הציוד למשאית מייקרת את עלות ההובלה ב-50% ומעלה. אם אתם צריכים ציוד קטן יחסית, אין סיבה לשלם על משאית כשמספיק להביא אותה עם נגרר.
- ספקים קטנים רבים או חברה אחת להשכרת ציוד לאירועים? – אם האירוע שלכם קטן יחסית ולא הפקה מורכבת, רצוי למצוא חברה להשכרת ציוד שתוכל להשכיר לכם הכל ביחד ולא להסתבך עם הרבה ספקים קטנים. יחד עם זה, החיסרון בכך הוא שלא כל הציוד יראה בדיוק כמו שאתם רוצים, שכן תצטרכו להסתפק במה שיש לחברה להציע. היתרון הגדול בלקיחת חברה אחת להשכרת ציוד הוא שאתם גם חוסכים לעצמכם לוגיסטיקה (שידוע אם כל הסיוטים בארגון אירוע ובכלל בחיים) וגם תהליך התשלום יהיה הרבה יותר פשוט.
- השכרת ציוד? לך לראות את זה! זה נכון שאם אתה לוקח קייטרינג אתה טועם את האוכל? אז אם אתה שוכר ציוד לך לראות אותו. אנשים רבים מסתפקים בתמונות ובביקורות, וזה בסדר, אם הלכתם עם חברה עם המלצות הציוד כנראה יהיה טוב, אבל עדיין יש סיכוי שתתאכזבו מבחינה אסתטית. דברו עם חברת ההשכרה ושאלו אותם אם יש להם אירוע דומה לשלך בקרוב או שתוכלו לבוא לבקר במחסן שלהם לראות את הציוד בעצמכם. הם ישמחו להראות לכם ולדעת ששניכם מסונכרנים מבחינת הציפיות.
- השכרת ציוד לאירועים – הפצה והתקנה. אחד הנושאים החשובים בחוזה השכרת ציוד לאירועים הוא חלוקת הציוד והתקנתו. אמנם התקנת הציוד היא בדרך כלל ברורה (אבל עדיין צריך לוודא שהוא כלול בהצעת המחיר…), ההפצה יכולה להיות מסובכת יותר. חלק מהחברות גובות עמלות נוספות בהתאם לכמה רחוק עליהן לסחוב או להרים את הציוד (לדוגמה: אם יש מדרגות או מעליות). לכן, חשוב לציין היכן בדיוק מתקיים האירוע שלכם והיכן אתם רוצים שימקמו כל ציוד.
- השכרת ציוד לאירועים – ביטוח צד ג' נושא חשוב נוסף בחוזי השכרת ציוד הוא ביטוח צד ג'. ביטוח זה מכסה נזקים הנגרמים על ידי צדדים שלישיים (כגון אורחים או עוברי אורח) לציוד מושכר או נזקים שנגרמו על ידי ציוד מושכר לצדדים שלישיים (כגון פציעות או נזק לרכוש). חלק מהחברות כוללות את הביטוח הזה בהצעת המחיר שלהן בעוד שאחרות גובות על כך עמלות נוספות. לכן, חשוב לבדוק האם קיים ביטוח זה ומהם תנאיו.
השכרת ציוד לאירועים – המלצות אחת הדרכים הטובות ביותר למצוא חברה טובה להשכרת ציוד לאירועים היא על ידי המלצות של אנשים שהשתמשו בשירותיהם בעבר. אתה יכול לשאול את החברים, המשפחה או הקולגות שלך שארגנו אירועים דומים או לעיין בביקורות באתרים .
לסיכום- השכרת ציוד לאירועים יכולה להפוך את האירוע שלכם למהנה ובלתי נשכח אך גם דורשת תכנון ומחקר. לפני שאתם בוחרים חברה להשכרת ציוד, ודאו שאתם יודעים מה אתם צריכים, מה גודל האירוע שלכם, כמה הם גובים ומהם תנאי החוזה שלהם. כמו כן, נסו לראות את הציוד שלהם לפני שאתם שוכרים אותו ובדקו את המוניטין שלהם באינטרנט או מפה לאוזן.